Obowiązek informacyjny dotyczący ochrony danych osobowych

2.1 Zawarcie umowy i świadczenie usług portalu

Cel: Rejestracja i zarządzanie kontami użytkowników; pośrednictwo w przekazywaniu zapytań i załączników poprzez udostępnianie ich wybranym Agencjom na ich kontach; wysyłanie technicznych i transakcyjnych powiadomień e-mail (np. potwierdzenie wysłania zapytania, lista odbiorców, dane rozliczeniowe).

2.2 Wypełnienie obowiązku prawnego

Cel: Wypełnianie obowiązków wynikających z przepisów prawa (rachunkowość, podatki, archiwizacja)

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c) Rozporządzenia RODO - przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego

Przetwarzane dane: dane rozliczeniowe, dane niezbędne do celów podatkowych i prowadzenia rachunkowości

Okres przetwarzania: przez okres przewidziany prawem dla dokumentów księgowych i podatkowych; dokumentację umowną i faktury archiwizujemy z reguły 10 lat.

2.3 Prawnie uzasadnione interesy administratora

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) Rozporządzenia RODO - prawnie uzasadnione interesy administratora

Prawnie uzasadniony interes: Informowanie zarejestrowanych użytkowników o okolicznościach istotnych dla prawidłowego korzystania z usług, z których już korzystają, stanowi prawnie uzasadniony interes, który nie jest nadrzędny wobec praw osób, których dane dotyczą. Wysyłka odbywa się w minimalnym zakresie, a osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw. Komunikaty przesyłane na podstawie niniejszego punktu nie stanowią informacji handlowej w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Informacje o charakterze promocyjnym lub handlowym (w tym o akcjach, ofertach specjalnych i rabatach) przesyłamy wyłącznie za uprzednią zgodą użytkownika zgodnie z art. 398 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. — Prawo komunikacji elektronicznej (zob. pkt 2.4).

Ustawienie domyślne: Przy rejestracji wysyłka komunikatów serwisowych i administracyjnych jest domyślnie włączona. Użytkownik może w każdej chwili zmienić to ustawienie w sekcji Ustawienia konta → Powiadomienia → Preferencje powiadomień. Wysyłka na podstawie niniejszego punktu odbywa się najwyżej 2 lata od ostatniego aktywnego korzystania z portalu przez użytkownika; następnie zostaje automatycznie zatrzymana, jeżeli użytkownik nie korzysta dalej aktywnie z portalu.

2.4 Zgoda osoby, której dane dotyczą

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a) Rozporządzenia RODO - zgoda osoby, której dane dotyczą

Wyrażenie zgody: W formularzu rejestracyjnym znajduje się osobne, domyślnie niezaznaczone pole wyboru służące wyrażeniu zgody na przesyłanie e-maili marketingowych (informacje o akcjach, ofertach specjalnych i rabatach). Zgoda jest niezależna od rejestracji - korzystanie z portalu nie jest uzależnione od jej wyrażenia. Zgoda obowiązuje najwyżej 2 lata od ostatniego aktywnego przejawu zainteresowania, ewentualnie do jej cofnięcia. Zgodę tę możesz w każdej chwili cofnąć w sekcji Ustawienia konta → Powiadomienia → Preferencje powiadomień lub za pośrednictwem odnośnika rezygnacji w każdym e-mailu. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

Zapis audytowy o wyrażeniu i cofnięciu zgody. Przy każdym wyrażeniu lub cofnięciu zgody marketingowej Administrator zapisuje w wewnętrznym rejestrze audytowym datę i godzinę zmiany, kontekst zmiany (rejestracja, ustawienia konta, odnośnik rezygnacji, usunięcie konta), User-Agent przeglądarki lub klienta pocztowego oraz wersję niniejszej Polityki obowiązującą w chwili zmiany. Zapis służy jako dowód zgodnie z art. 7 ust. 1 RODO i jest przechowywany przez okres obowiązywania zgody, a następnie jeszcze 4 lata od jej cofnięcia lub do anonimizacji konta (w zależności od tego, co nastąpi wcześniej).

Każdy e-mail informacyjny lub marketingowy zawiera działający odnośnik rezygnacji, za pośrednictwem którego zgodę można w każdej chwili cofnąć.

2.5 Środki bezpieczeństwa

• Administrator stosuje zasadę ochrony danych osobowych już w fazie projektowania i w ustawieniach domyślnych (privacy by design/by default):
  • transmisja danych między przeglądarką a Portalem jest zawsze chroniona szyfrowaniem (TLS/HTTPS),
  • dane wrażliwe z formularzy (dane kontaktowe, treść zapytań, załączniki) są zapisywane w zaszyfrowanej bazie danych („encryption at rest“),
  • dostęp do serwera i bazy danych mają wyłącznie upoważnione osoby Administratora; dostępy są logowane i regularnie kontrolowane,
  • logi techniczne i zapisy bezpieczeństwa są przechowywane w ograniczonym zakresie (w szczególności adres IP, czas żądania i identyfikatory techniczne) maksymalnie 90 dni.

2.6 Przetwarzanie adresu IP i danych o sesjach (sessions)

Cel: Zapewnienie logowania, ochrona konta przed nieuprawnionym dostępem, udostępnienie zalogowanemu użytkownikowi przeglądu aktywnych sesji oraz wykazywalność żądań usunięcia konta.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) Rozporządzenia RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na bezpiecznym działaniu portalu, ochronie kont użytkowników przed nadużyciami oraz na wypełnieniu zasady rozliczalności (rozliczalność) zgodnie z art. 5 ust. 2 RODO.

Przegląd aktywnych sesji: Zalogowany użytkownik ma w sekcji Ustawienia konta → Bezpieczeństwo → Aktywne sesje dostęp do listy swoich aktywnych logowań, w tym kraju, przeglądarki, urządzenia, systemu operacyjnego i czasu ostatniej aktywności, i może w każdej chwili zakończyć poszczególne sesje (wylogować).

Audyt usunięcia konta: Celem zarejestrowania adresu IP i User-Agenta przy usunięciu konta jest wykazywalność żądania na wypadek jego zakwestionowania (np. podejrzenie nieuprawnionego usunięcia przez osobę trzecią), umożliwienie kontroli podejrzanej aktywności oraz wypełnienie zasady rozliczalności (rozliczalność) zgodnie z art. 5 ust. 2 RODO.

Okres przechowywania: zapisy o sesjach są przechowywane przez czas trwania aktywnej sesji, a po wylogowaniu lub wygaśnięciu najwyżej 30 dni; e-maile potwierdzające usunięcie konta wraz z adresem IP i User-Agentem są przechowywane w skrzynce pocztowej Administratora przez okres niezbędny do wykazania żądania, najdłużej jednak 12 miesięcy.

3.1 W celu świadczenia usług i wypełnienia obowiązków prawnych:

• Agencje - odbiorcy (samodzielni administratorzy): wybranym Agencjom udostępniane są zapytania i załączniki; przetwarzają je we własnych celach rekrutacyjnych. Lista konkretnych Agencji jest przesyłana osobie, której dane dotyczą, e-mailem po wysłaniu zapytania
• Dostawcy usług IT (obsługa techniczna aplikacji, CDN, usługi bezpieczeństwa, obiektowa pamięć masowa załączników)
• Księgowi, doradcy podatkowi
• Pełnomocnik prawny/kancelaria prawna
• Instytucje państwowe: urząd skarbowy, organy nadzoru (Prezes UOKiK, Prezes UODO), sądy, komornicy, organy ścigania

3.2 Konkretne podmioty przetwarzające:

• Infrastruktura serwerowa: Portal działa na własnym serwerze Administratora zlokalizowanym w centrum danych w Unii Europejskiej; w zakresie hostingu bazy danych nie korzystamy z odrębnego zewnętrznego podmiotu przetwarzającego.
• Cloudflare, Inc., 101 Townsend St, San Francisco, CA 94107, USA - dostarczanie sieci CDN, szyfrowania TLS i ochrony przed atakami; Cloudflare R2 (UE) - obiektowa pamięć masowa załączników; Cloudflare Images - dystrybucja publicznych obrazów przesłanych przez agencje (w ramach tej usługi może dochodzić do przekazywania danych poza UE); Cloudflare Turnstile - ochrona formularzy przed botami (logowanie, rejestracja, formularz kontaktowy, zapytania, odzyskiwanie hasła).
• Usługi analityczne: PostHog, Zjednoczone Królestwo/USA — analityka ruchu na stronie
• Rozwój i obsługa techniczna: Proxels Technologies Limited, Suite C2, 4-6 Greatorex Street, London, United Kingdom, E1 5NF, Company ID: 16329127
• Obrazy przesłane przez agencje mogą zawierać także dane osobowe (na przykład wizerunek osoby fizycznej). Obrazy te są przeznaczone do publikacji przez agencje i są publicznie dostępne za pośrednictwem usługi Cloudflare Images (CDN). Za treść obrazów pierwotną odpowiedzialność ponoszą same agencje, które je przesłały. Przekazywanie danych za pośrednictwem Cloudflare Images może obejmować także przekazywanie do państw trzecich poza UE, które jest zabezpieczone standardowymi klauzulami umownymi (SCC) lub mechanizmem Data Privacy Framework (DPF).

4.1 Dane przetwarzane w celu wykonania umowy i obowiązków prawnych:

• Dane w profilach agencji i oddziałów są przechowywane przez cały okres istnienia rejestracji użytkownika. Użytkownik może usunąć agencję, oddział lub całe konto użytkownika; usunięte dane są natychmiast ukrywane (miękkie usunięcie). Po upływie 90 dni od żądania usunięcia dane osobowe są nieodwracalnie anonimizowane — dane identyfikacyjne i kontaktowe (imię, nazwisko, e-mail, telefon, adres) są usuwane z zapisu w taki sposób, że nie można ich ponownie przypisać do konkretnej osoby fizycznej ani po stronie Administratora, ani przez osobę trzecią. Zaszyfrowane kopie zapasowe bazy danych są regularnie automatycznie nadpisywane w cyklach określonych wewnętrznym planem odtwarzania systemu (disaster recovery); dokładnego okresu przechowywania kopii zapasowych Administrator ze względów bezpieczeństwa nie ujawnia, jednak na uzasadnione żądanie osoby, której dane dotyczą, udostępni go w odpowiednim zakresie.
• Dokumentację handlową i księgową (faktury, zamówienia usług, otrzymane płatności, dokumenty podatkowe) zachowujemy także po anonimizacji konta użytkownika w zakresie wymaganym obowiązującymi przepisami podatkowymi i rachunkowymi — łącznie z danymi rozliczeniowymi osoby prawnej (firma/nazwa handlowa, numer rejestrowy, identyfikatory podatkowe, nr VAT i adres rozliczeniowy), z reguły przez okres 10 lat od końca roku obrotowego. Przechowywanie tych danych stanowi wypełnienie obowiązku prawnego Administratora w rozumieniu art. 6 ust. 1 lit. c) i art. 17 ust. 3 lit. b) Rozporządzenia RODO. Dane osobowe osób fizycznych (imię, nazwisko, e-mail, telefon, adres do doręczeń) są z tych zapisów anonimizowane, o ile nie pozostaje to w sprzeczności ze wskazanymi obowiązkami prawnymi.
• Adres e-mail użyty przy rejestracji pozostaje po usunięciu konta zablokowany dla ponownej rejestracji na okres 90 dni ze względów bezpieczeństwa. Po upływie tego terminu ten sam e-mail może zostać użyty do utworzenia zupełnie nowego, odrębnego konta bez jakiegokolwiek powiązania z pierwotnym zanonimizowanym zapisem.
• Nie narusza to odrębnych terminów dla zapytań, załączników i logów technicznych zgodnie z pkt 4.2.

4.2 Retencja:

• Zapytania i załączniki są przechowywane najwyżej 90 dni. Po upływie terminu zapytania i załączniki są nieodwracalnie usuwane; pozostaje wyłącznie wewnętrzna informacja o tym, że zapytanie zostało doręczone, bez danych osobowych. Zaszyfrowane kopie zapasowe bazy danych podlegają odrębnemu cyklowi regularnego nadpisywania zgodnie z pkt 4.1.
• Logi techniczne (w tym adresy IP): 90 dni od utworzenia zapisu; po upływie terminu następuje automatyczne usunięcie lub agregacja do postaci anonimowej.
• Cookies i podobne technologie (localStorage, sessionStorage): zgodnie z dokumentem „Polityka plików cookies” (identyfikatory analityczne PostHog — 365 dni; techniczne cookies uwierzytelniające — 4 godziny lub 30 dni; consent cookie cookie_consent — 365 dni; cookies i narzędzia analityczne są aktywowane dopiero po wyrażeniu zgody).

5.1 Prawo dostępu do danych osobowych (art. 15 RODO)

Masz prawo wiedzieć, jakie dane osobowe na Twój temat przetwarzamy, oraz otrzymać kopię tych danych.

5.2 Prawo do sprostowania (art. 16 RODO)

Masz prawo żądać sprostowania nieprawidłowych lub niekompletnych danych osobowych.

5.3 Prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO)

5.4 Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO)

5.5 Prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania (art. 21 RODO)

Masz prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, w tym wobec marketingu bezpośredniego.

5.6 Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO)

Przy przetwarzaniu na podstawie zgody lub umowy masz prawo otrzymać swoje dane w ustrukturyzowanym formacie i przenieść je do innego administratora.

5.7 Prawo do cofnięcia zgody (art. 7 RODO)

Przy przetwarzaniu na podstawie zgody masz prawo w dowolnym momencie cofnąć zgodę. Cofnięcie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem.

5.8 Prawo do wniesienia skargi (art. 77 RODO)

Osoba, której dane dotyczą, ma prawo wnieść skargę do wiodącego organu nadzorczego (Republika Czeska) lub do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (Prezes UODO) w Polsce; szczegóły wraz z danymi kontaktowymi — zob. pkt 7.

• Adres: Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, Republika Czeska
• Telefon: +420 234 665 111
• E-mail: posta@uoou.gov.cz
• Web: https://uoou.gov.cz/

• Adres: ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa
• Telefon: +48 22 531 03 00
• Składanie skarg: pisemnie na adres urzędu lub elektronicznie przez elektroniczną skrzynkę podawczą (ePUAP/e-Doręczenia)
• Web: https://uodo.gov.pl

11.1 Procedura usunięcia konta

Usunięcie konta użytkownik może w każdej chwili zainicjować w sekcji Ustawienia konta → Konto i dane → Usuń konto poprzez podanie aktualnego hasła i potwierdzenie żądania. Po potwierdzeniu konto zostaje natychmiast miękko usunięte - zalogowanie nie jest już możliwe, wszystkie aktywne sesje zostają zakończone, a profil zostaje ukryty przed pozostałymi użytkownikami portalu. Jednocześnie ukrywane są także wszystkie powiązane zapisy (agencje, oddziały, użytkownicy delegowani, zapytania otrzymane przez agencje).

Na adres e-mail użytkownika wysyłany jest e-mail potwierdzający ze szczegółami usunięcia (lista usuniętych danych, adres IP i User-Agent, z których wysłano żądanie, informacja o blokadzie adresu e-mail na 90 dni). Wewnętrzna kopia tego e-maila jest przesyłana na odrębny adres Administratora dla celów audytu.

11.2 Anonimizacja po 90 dniach

Po upływie 90 dni od żądania usunięcia konta dane osobowe użytkownika oraz dane powiązanych agencji i oddziałów są nieodwracalnie anonimizowane w taki sposób, że nie można ich ponownie przypisać do konkretnej osoby fizycznej (art. 4 pkt 5 i motyw 26 Rozporządzenia RODO). Konkretnie:

Anonimizacja jest nieodwracalna — po jej wykonaniu nie istnieje sposób odtworzenia pierwotnych danych identyfikacyjnych z zanonimizowanego zapisu, dlatego dane te nie stanowią danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 1 RODO i motywu 26 Rozporządzenia RODO.

11.3 Blokada adresu e-mail

Adresu e-mail użytego przy pierwotnej rejestracji nie można użyć do utworzenia nowego konta przez 90 dni od usunięcia (techniczna ochrona przed gwałtownymi, powtarzającymi się rejestracjami oraz zachowanie danych na potrzeby ewentualnego późniejszego wykazania żądania). Po upływie 90 dni i wykonaniu anonimizacji ten sam e-mail może zostać użyty do utworzenia zupełnie nowego, odrębnego konta bez jakiegokolwiek powiązania z pierwotnym zanonimizowanym zapisem.

11.4 Dostęp do faktur i zamówień po usunięciu konta

Wraz z usunięciem konta użytkownik traci dostęp do swoich faktur w interfejsie użytkownika. Pierwotne e-maile z potwierdzeniami zamówień i dokumentami podatkowymi pozostają w skrzynce pocztowej użytkownika. Jeżeli użytkownik potrzebuje uzyskać je ponownie, może skontaktować się z pomocą techniczną pod adresem support@agencjezatrudnienia.pl. Oryginalne dokumenty podatkowe (PDF faktur) pozostają przechowywane u Administratora przez okres wymagany obowiązującymi przepisami podatkowymi i rachunkowymi (z reguły 10 lat), a Administrator ma prawo przesłać je użytkownikowi także po usunięciu konta po zweryfikowaniu tożsamości.